A organização do espaço de trabalho é um tema importante para as diferentes organizações públicas e privadas que, cada vez mais, procuram rentabilizar o espaço de modo a diminuir os custos que os mesmos acarretam mas também garantir um espaço de trabalho agradável para os seus colaboradores.

Se durante muitos anos predominavam os gabinetes, atualmente podemos observar que grande parte das organizações apostam no tipo de organização “open space”.

Se está a pensar reformular o seu escritório e a opção “open space” está a ser ponderada, fique a conhecer as vantagens dessa opção:

– Acomodar um maior número de pessoas num espaço menor;

– Diminuição das contas de eletricidade e aquecimento;

– Espaço mais arejado;

– Facilita as relações interpessoais entre os seus colaboradores;

– Facilita a comunicação e promove a participação e troca de ideias;

– Facilita a monotorização e supervisão;

– Reorganização do espaço mais fácil, rápida e com menores custos.

No entanto, a organização do espaço de trabalho em “open space” tem também um conjunto de desvantagens que devem ser consideradas e analisadas, pois poderão pesar mais que as vantagens, dependendo do sector de atividade. São elas:

– Maior ruído, resultante de várias conversas ao mesmo tempo, telefones a tocar….

– Menor capacidade de concentração;

– Mais distrações;

– Maior número de conversas extra trabalho;

– Menor privacidade;

– Maior número de interrupções desnecessárias;

– Potencia a desorganização do local de trabalho;

– Mais conflitos sobre a iluminação, aquecimento pois uns querem o ar condicionado mais quente/frio outros menos….

– Pode potenciar uma menor produtividade.

Conhecidas as vantagens e desvantagens poderá ponderar e decidir sobre como organizar o seu escritório, consciente de que os seus colaboradores terão um papel importante em diminuir significativamente algumas das desvantagens apresentadas, pois a partilha do espaço implica a existência e o cumprir de um conjunto de regras que facilitam o trabalho de todos.

Portanto, se é colaborador de uma empresa cujo espaço de trabalho está organizado no modelo “open space” tenha em atenção as seguintes regras/conselhos:

– Controlar o volume de voz, ou seja, evite falar alto quer com o colega do lado, quer mesmo ao telefone. Não se esqueça que podem existir conversas a decorrer em simultâneo e se todos falarem alto a confusão irá instalar-se;

– Evite falar para outra ilha ou para o lado oposto da sala. Será melhor deslocar-se até ao colega, ou falarem via Skype ou outra ferramenta de comunicação online;

– Atenção ao volume da sua música;

– Use auscultadores, se conseguir trabalhar e concentrar-se enquanto ouve música, pois é uma forma de não ouvir as conversas à sua volta e aumentar o nível de concentração no trabalho;

– O seu telemóvel deve estar em silêncio. Se precisar realizar chamadas pessoais deve procurar um local reservado ou mesmo sair da sala, assim, consegue uma maior privacidade e não incomoda os seus colegas;

– Mantenha a sua secretária organizada, evitando ocupar o espaço de outros colegas. Se cada um arrumar o seu espaço, toda a sala ficará mais agradável;

– Evite comer na sua secretária, assim não haverá perigo de sujidade e misturas de cheiros;

– Atenção aos copos de água ou café que também não devem ser deixados em cima da secretária, evitando assim que os mesmos sejam derramados sobre o seu computador, trabalho ou do seu colega;

– Evite conversas extra trabalho, procure outros espaços de convívio e horas de pausas;

– Se não foi convidado para fazer parte da conversa, não se inclua na mesma a não ser que tenha algo muito importante a acrescentar. Mas atenção, procure juntar-se aos colegas para evitar falar alto;

– Procure utilizar as salas de reuniões para tratar assuntos mais confidenciais ou mesmo assuntos que implicam uma discussão de ideias entre vários elementos da equipa;

– Cumpra os horários de trabalho, pois se chegar atrasado todos os dias, os colegas irão reparar e irá certamente interromper a concentração. Se todos chegarem dentro de um determinado intervalo de tempo, poderão partilhar um momento de convívio enquanto bebem café e depois iniciar o seu trabalho sem distrações.

O empregador deve estimular a divulgação e cumprimento destas regras, pois se algumas delas parecem ser puro bom senso, a experiência mostra-nos que nem sempre os colaboradores se lembram das mesmas.

Aconselhamos que as regras sejam incluídas no manual de acolhimento da empresa para que os novos colaboradores tenham conhecimento das mesmas.

Sugerimos também que estejam afixadas em local ou locais bem visíveis de modo a relembrar a todos que o comportamento de cada um facilita que todos partilhem um espaço de trabalho organizado e agradável. Pode optar por frases curtas, como por exemplo:

“Modere o volume da sua voz”

“Utilize as salas de reuniões”

“Tenha o seu telemóvel no silêncio”

“Mantenha a sua secretária organizada”

“A copa é um local agradável para lanchar e conviver com os seus colegas”

Se optar pelo “open space” e para que os seus colaboradores possam cumprir algumas das regras indicadas, antes, enquanto empregador, deve ter o cuidado de garantir a existência de:

– Salas de reuniões, cuja utilização deve ser marcada com antecedência mas, outras devem poder ser ocupadas sem marcação, permitindo assim reuniões ou discussões de trabalho cuja necessidade surge no momento, evitando deste modo que as mesmas se realizem no “open space”;

– Copa, onde os colaboradores possam fazer as suas pausas para beber um café e almoçar. Deve ser também o local ideal para o convívio;

– Armários e ou gavetas onde os colaboradores possam guardar os seus bens, evitando assim que os deixem em cima das secretárias, facilitando a arrumação;

– Ofereça auscultadores aos seus colaboradores para que possam ouvir música enquanto trabalham e de algum modo isolarem-se do ruído que possa existir na sala.

Um espaço de trabalho em “open space” apresenta um conjunto de desvantagens mas, na nossa opinião, as mesmas poderão ser controladas, sendo as vantagens apresentadas muito mais significativas, visando-se cada vez mais o trabalho em equipa, a fluidez da comunicação, facilitar a participação e a partilha de ideias.

Se estava indeciso, considerando as sugestões apresentadas, esperamos que este artigo o tenha ajudado a optar pelo “open space”!