O briefing é um conjunto de informações essenciais para o desenvolvimento de um projecto.

A criação de um bom briefing é essencial para a qualidade e desenvolvimento de um bom trabalho, essencialmente quando recorremos a uma empresa externa ou quando temos uma equipa a trabalhar num projecto. O briefing é a primeira fase do planeamento de um projecto e como tal deve conter o máximo de informação essencial ao desenvolvimento do mesmo, para garantir qualidade e que é executado de acordo com os objectivos da empresa.

Muitas empresas recorrem a empresas externas com experiência na organização de eventos, sempre que precisam de organizar um e a forma como passam a informação é muito importante para conseguir elaborar uma proposta com sucesso, assim como para garantir uma boa gestão de tempo.

Para realizarmos um resumo ou briefing com o intuito de organizarmos um evento empresarial, existem 10 pontos essenciais.

BRIEFING PARA ORGANIZAÇÃO DE UM EVENTO EMPRESARIAL

  1. História da empresa

Quando é que a empresa foi fundada, quem foram os seus fundadores, como surgiu a ideia de constituir a empresa, quais os serviços/produtos que comercializa, onde estão presentes, qual a cultura da empresa, missão e visão.

2. Cultura da empresa

Quais os valores e comportamentos dos colaboradores da empresa.

3. Tipo de evento

A empresa quer organizar um congresso, conferência, teambuilding, jantar de aniversário, jantar de natal, lançamento de um produto ..

4. Histórico do evento

Este evento já foi realizado anteriormente? Se sim, o que já foi realizado e onde? O que correu bem? O que poderia ter corrido melhor?

5. Objectivo

Para que este evento seja um sucesso o que é que temos que alcançar? Este campo poderá estar relacionado com o número de participantes no evento ou qual a qualidade do mesmo, mas é importante que sejam mencionados os tópicos que permitem avaliar posteriormente o evento.

6. Público-alvo

Qual a idade média, sexo, nível de educação, funções, nacionalidades, hábitos alimentares (se forem pessoas com hábitos diferentes dos usados pela maioria, como por exemplo serem diabéticos, vegetarianos, ..)

7. Data e local do evento

Qual a data em que se realiza o onde será realizado. Sobre o local devemos mencionar se é um evento indoor ou outdoor e se será numa cidade ou local específico.

8. Orçamento

É essencial referir qual o orçamento que temos para a realização de um determinado evento, para que a proposta a enviar esteja de acordo com o pretendido.

9. Calendarização

Quando é que a empresa deverá enviar a proposta e quando é que será comunicada a decisão.

10. Critérios de seleção

Neste campo é importante referir quais os critérios de seleção da proposta, isto é, se é a criatividade, orçamento, localização, …

Autor: Sónia Brochado, Diretora-geral BTRUST
http://www.btrust.pt